Upgrade ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015

Upgrade ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015 

SMKN 1 Kota Bengkulu yang dahulunya dikenal SMEA Negeri Bengkulu telah menerapkan Sistem Mutu ISO 9001:2008 semenjak tahun 2009 dari PT. URS Indonesia.

Sehubungan dengan telah dirilisnya ISO 9001:2015 maka saat ini SMKN 1 Kota Bengkulu sedang mempersiapkan Pelaksanaan IHT “Awareness and Internal Quality Audit ISO 9001:2015.

Saat ini sistem mutu ISO di SMKN 1 Kota Bengkulu memiliki  21 unit kerja yaitu :

  1. Kepala Sekolah
  2. Tata Usaha
  3. Kurikulum
  4. Hubungan Industri
  5. Kesiswaan
  6. Sarana dan prasarana
  7. Manajemen
  8. Perpustakaan
  9. Bimbingan Konseling
  10. Perpustakaan
  11. 7K
  12. PKG dan Mentoring
  13. Normatif
  14. Adaptif
  15. BKK
  16. Paket keahlian Akuntansi
  17. Paket keahlian Administrasi Perkantoran
  18. Paket keahlian Pemasaran
  19. Paket keahlian Usaha Perjalanan Wisata
  20. Paket keahlian Multimedia
  21. Paket keahlian Teknik Komputer Jaringan

 

Secra umum tahapan untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2009 yang lalu adalah sebagai berikut :

  1. Top Manajemen harus memutuskan untuk menerapkan Sistem Manajemen MutuISO 9001:2008.
  2. Top Manajemen harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan keputusan di atas. Persiapan tersebut berupa:
  3. Kebutuhan sumber daya manusia seperti Management Representative atau Kordinator ISO dan Tim ISO untuk menyiapkan, menerapkan, memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutudi perusahaan.
  4. Kebutuhan Waktu. Setidaknya lakukan pertemuan Tim ISO 2 jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan guna memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi.
  5. Kebutuhan Biaya untuk Konsultan ISO 9001dan Sertifikasi ISO 9001
  6.  Bentuklah tim yang minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi (dari tingkatan atas atau kepala  dan bawah atau staf  kemudian tunjuklah salah seorang dari kepala tersebut sebagai Management Representative atau Kordinator ISO. Penunjukkan Management Representative memang dipersyaratkan oleh standar ISO 9001:2008. Untuk kelancaran penerapan ISO, pastikan Management Representative adalah karyawan yang paling mengerti proses bisnis perusahaan dan disegani oleh semua pihak.
  7. Buatlah rencana training. Training pengenalan ISO 9001:2008 untuk semua karyawan. Training sistem dokumentasi ISO 9001 untuk tim ISO dan training audit internal untuk tim ISO. Hubungi Multiple Training & Consulting (Konsultan ISO9001 yang handal) untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
  8. Bandingkan sistem yang sudah berjalan di perusahaan anda dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Analisis apa saja persyaratan ISO yang belum anda terapkan.
  9. Rumuskan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (target pekerjaan) setiap divisi yang ada di perusahaan anda. Buatlah target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target)
  10. Rumuskan 6 prosedur wajib yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 yaitu prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, dan prosedur audit internal
  11. Rumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka sebaiknya dibuatkan prosedur. Contoh prosedur kerja: Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelanggan, dsb.
  12. Untuk proses-proses yang dianggap rumit dan membutuhkan penjelasan detail, maka buatlah Instruksi Kerja (bila perlu disertai gambar ilustrasi.
  13. Lengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian. Form isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh form antara lain form serah terima barang, form evaluasi karyawan, form purchase request, form purchase order, dll.
  14. Buatlah pedoman mutu yang berisi panduan penerapan ISO di perusahaan anda
  15. Terapkan sistem manajemen mutu yang anda kembangkan setidaknya 3 bulan untuk memastikan semua prosedur yang telah ditetapkan, dimengerti dan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan.
  16. Laksanakan training audit internal untuk tim ISO
  17. Jalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti training. Auditor internal akan mengaudit seluruh divisi di perusahaan anda dan memeriksa kesesuaian dan ketidaksesuaian perusahaan anda dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.
  18. Hubungi badan sertifikasi untuk mengajukan audit sertifikasi. Setidaknya anda harus menghubungi badan sertifikasi 1 bulan sebelum tanggal audit yang anda inginkan.
  19. Laksanakan rapat tinjauan manajemen yang dipimpin langsung oleh Top Manajemen untuk memastikan semua persyaratan ISO telah diimplementasikan.
  20. Badan Sertifikasi akan mengaudit anda dalam 2 stage; (1) Initial Audit dan (2) Main Audit. Pastikan Tim ISO anda telah siap.
  21. Selamat! Kini, sertifikat ISO 9001:2008 sudah di tangan anda. Jangan lupa untuk menampilkan logo sertifikasi di kartu nama, kop surat, kemasan luar produk untuk meningkatkan brand imageanda di mata pelanggan (http://konsultaniso.web.id, diakses tanggal 10 Agustus 2016) (red:pd/ed:ono)

 

Please follow and like us:
0

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *